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24.06.2004

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E-Mail-Rechnungen: Ohne digitale Signatur sind sie wertlos

E-Mail-Rechnungen: Ohne digitale Signatur sind sie wertlos
Immer mehr Unternehmen und Privatpersonen handeln über das Internet und verschicken ihre Rechnungen auch per E-Mail.

Hierbei müssen allerdings einige Regeln beachtet werden, da sonst die Rechnung nicht als ordnungsgemäß gilt. Darauf verweist Rechtsanwalt Johannes Richard in einem Beitrag in der aktuellen Ausgabe der Zeitschrift ComputerPartner. Um sich juristisch abzusichern und Schwierigkeiten zu vermeiden, rät ComputerPartner deshalb, nur Rechnungen mit digitaler Signatur und als Attachement zu übersenden oder, wenn etwa technische Voraussetzungen fehlen, weiterhin herkömmliche, schriftliche Rechnungen auszustellen. Denn: Wer als Kunde eine ordnungswidrige Rechnung erhält, muss sie nicht bezahlen - was für den Rechnungsschreibenden erhebliche finanzielle Folgen nach sich ziehen kann.

Im Gegensatz zu schriftlichen Rechnungen gelten elektronische Rechnungen nicht ohne weiteres als Urkunde, so Richard. Zwar können Betriebsprüfer nicht immer erkennen, ob die vorliegende Rechnung zunächst per E-Mail versandt undanschließend ausgedruckt wurde. Wenn sie jedoch feststellen, dass es sich um eine E-Mail-Forderung handelt, wird die Rechnung nicht anerkannt, ergab eine Nachfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock. Das lässt sich aber kaum vermeiden, da in der Regel Angaben zum Absender, Empfänger und eine Betreffzeile die E-Mail-Form verraten. Wesentlich schwerer ist die E-Mail-Rechnung als solche zu erkennen, wenn der Rechnungssteller die Forderung als Anhang einer E-Mail, etwa als pdf-Datei, versendet.

Außerdem wird eine per E-Mail übermittelte Rechnung vom Finanzamt nur dann als Urkunde anerkannt, wenn sie eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält. "Dies ist bei den heutzutage verschickten E-Mail-Rechnungen regelmäßig nicht der Fall", so Richard.

 

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