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19.01.2004

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Private E-mails im Büro verursachen den Chefs Kopfschmerzen

Private E-mails im Büro verursachen den Chefs Kopfschmerzen
Laut einer internationalen Vergleichsstudie von Hitachi Data Systems schätzen IT-Verantwortliche, dass durchschnittlich 13 Prozent des E-Mail-Aufkommens in Unternehmen privaten Ursprungs sind.

Die Studie ergab weiterhin, dass in den befragten Unternehmen im Durchschnitt über 10 Prozent der Speicherressourcen allein für den E-Mail-Verkehr benötigt werden. Dabei ist ein Ende der E-Mail-Flut nicht in Sicht: das Marktforschungsinstitut IDC prognostiziert, dass im Jahre 2005 über 35 Milliarden E-Mails täglich versendet werden. Auf die ohnehin angespannten Speicherkapazitäten der Unternehmen rollt daher eine Lawine zu.

Das Institut Vanson Bourne befragte im Auftrag von Speicherhersteller Hitachi Data Systems 630 IT-Verantwortliche in vierzehn Ländern, wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen für E-Mails benötigt wird. Anschließend wurden die IT-Leiter gebeten, zu schätzen welchen prozentualen Anteil private E-Mails an dem gesamten Mailaufkommen ihres Unternehmens haben.

Private E-Mails am Arbeitsplatz, die Speicherkapazitäten blockieren, bereiten den Unternehmensverantwortlichen Kopfzerbrechen, da sich für viele Unternehmen als Folge neuer gesetzlicher Vorschriften wie Sarbanes-Oxley und Basel II die Notwendigkeit ergibt, E-Mails dauerhaft zu archivieren und diese Informationen auch strukturiert vor zu halten. Für die IT-Leiter verschärft sich dadurch die Problematik knapper Speicherressourcen. Laut den Analysten von IDC wird die Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails von 9,7 Milliarden im Jahr 2000 auf 35 Milliarden im Jahr 2005 ansteigen, was einem Wachstum von über 360 Prozent entspricht. Dieser explosionsartige Anstieg wird nicht nur die E-Mail-Systeme, sondern auch die Speicherinfrastruktur vieler Unternehmen überfordern.

Trotz dieser Vorhersage zeigt die Untersuchung von Hitachi Data Systems, dass das Problem der wachsenden Datenvolumina bei E-Mails in vielen Unternehmen unterschätzt oder ignoriert wird. So gaben 22 Prozent aller Befragten an, dass sie nicht wüssten wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen durch E-Mails belegt wird.

"Da die meisten Unternehmen drakonische Beschränkungen in Bezug auf E-Mails weder verhängen können noch wollen, müssen sie sich nach einer Alternative umsehen, um ihre E-Mails effizient archivieren und verwalten zu können," so Renald Franck, Global Solution Services Manager bei Hitachi Data Systems Deutschland. Durch neue gesetzliche Bestimmungen, die in der nächsten Zeit zur E-Mail-Archivierung zu erwarten sind, werden Unternehmen, die keine effizienten Archivierungslösungen nutzen, mit hohen Speicherkosten rechnen müssen. Diese Untersuchung zeigt, dass das Speichern und Archivieren von E-Mails ein Thema ist, das ernstgenommen werden muss, da E-Mails immer mehr wertvolle IT-Ressourcen beanspruchen und somit die IT-Etats von Unternehmen zusätzlich belasten", so Franck.

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